Hoitoaikojen sähköinen ilmoittaminen
Äänekoskella on käytössä sähköinen asiointijärjestelmä CGI Vesa, jonka kautta varhaiskasvatuksessa ja esiopetuksessa oleville lapsille varataan hoitoajat, sekä seurataan toteutuneita hoitoaikoja.
Miksi hoitoajat pitää ilmoittaa?
Varhaiskasvatuksen työntekijät näkevät omassa järjestelmässään huoltajien ilmoittamat hoitoajat ja kulloinkin läsnä olevat lapset. Tämä vaikuttaa ruokatilauksiin sekä toiminnan suunnitteluun ja toteutukseen. Myös henkilökunnan työvuorot suunnitellaan ennalta ilmoitettujen hoitoaikojen perusteella. Hoitoaikojen muuttaminen on mahdollista, mikäli varhaiskasvatuslain mukainen henkilöstömitoitus toteutuu.
Näin ilmoitat hoitoajat
Lapsen hoitoajat tulee ilmoittaa sähköisesti CGI Vesaan ajoissa, jotta voimme varmistaa riittävän aikuisten määrän suhteessa paikalla oleviin lapsiin, sekä huolehtia työaikalainsäädännön toteutumisesta.
Huoltajien tulee ilmoittaa lastensa hoitoajat Vesaan viimeistään viikkoa aikaisemmin sunnuntaina klo 23.59 mennessä. Tämän jälkeen ohjelma lukkiutuu, eikä hoitoaikojen muokkaaminen ole enää mahdollista. Hoitoaikoja ilmoittaessa tulee jokaiselle arkipäivälle tehdä joko läsnä- tai poissaolomerkintä, vuorohoidossa myös viikonlopulle sekä arkipyhille.
Poissaolosta ilmoitettaessa tulee valita poissaolon syy:
- Vapaalla = Lapsella on viikkovapaa
- Poissa = Lapsella on ennalta sovittu poissaolo, esim. loma
- Sairaana = Ennakkoon tiedossa oleva poissaolo sairauden vuoksi
CGI Vesaa päivitetään ja huolletaan säännöllisesti, mikä saattaa näkyä käyttäjälle lyhyinä käyttökatkoina. Mikäli et pääse käyttökatkon vuoksi kirjautumaan Vesaan, yritä hetken kuluttua uudelleen. Häiriön jatkuessa pidempään, olethan yhteydessä lapsen päiväkotiin lisäohjeiden saamiseksi.
Lapsen hoitoajat varataan Vesassa Perhe-sivun Ajankohtaiset -välilehdellä. Lapselle varattuja ja toteutuneita hoitotunteja voi Vesassa tarkastella painamalla kalenterinäkymän alta ”tuntien seuranta”-painiketta. Mikäli tarkastelussa tuntimäärän edessä näkyy miinus-merkki, ovat varatut/toteutuneet tunnit ylittäneet lapselle sovitun varhaiskasvatuksen laajuuden.
Ohje hoitoaikojen ilmoittamiseen
Huoltajat valitsevat lapselle tarvittavan varhaiskasvatuksen/täydentävän varhaiskasvatuksen laajuuden kuukausitunteja vastaavina viikkotuntimäärinä. Laskutus tapahtuu kuukausituntien perusteella, eli varatut viikkotunnit voivat tasoittua kalenterikuukauden sisällä varattuun tuntiluokkaan kuukaudessa.
Sopimus varhaiskasvatuksen laajuudesta tehdään hoitosuhteen tai kalenterikuukauden alusta vähintään kolmen kuukauden ajaksi kerrallaan. Mikäli sovittu toiminta-aika ylittyy, laskutetaan kyseinen kuukausi seuraavan maksuluokan mukaan sekä tehdään uusi sopimus ja päätös todellisen toiminta-ajan perusteella kolmen kuukauden ajaksi. Sopimus laaditaan varhaiskasvatushenkilöstön tai perhepäivähoidon ohjaajan kanssa. Mikäli toteutuneet tunnit ylittyvät työstä tai opiskelusta johtuvista yllättävistä muutoksista, tulee siitä ilmoittaa välittömästi hoitopaikkaan, josta tieto menee perhepalvelutoimistoon (laskutukseen).
Mikäli hoitoaikojen sähköinen ilmoittaminen ei ole teknisesti mahdollista, ota yhteyttä varhaiskasvatuspaikkaan tai perhepalvelutoimistoon.
Lapsen äkilliset poissaolot
Jos hoitoaikoihin tulee äkillisiä muutoksia, esimerkiksi lapsen sairastuminen tai hoitoaikojen tarpeen muuttuminen, tulee ottaa yhteys lapsen hoitopaikkaan. Tarvitsemme tiedon asiasta heti lapsen sairastuttua tai viimeistään aamulla viestillä/puhelinsoitolla lapsiryhmään!
Äkillisiä poissaoloja ei voi ilmoittaa Vesan kautta, koska viikko on jo lukittu määräajan mentyä umpeen.
