Tiedote
varhaiskasvatuksen tietovarannosta (Vardasta)
Varhaiskasvatuksen tietovaranto Vardaan tallennetaan varhaiskasvatuksessa olevien lasten ja huoltajien tietoja
14.6.2021
Varhaiskasvatuksen tietovaranto (Varda) on kansallinen tietovaranto, joka sisältää tietoja varhaiskasvatustoimijoista, varhaiskasvatuksen toimipaikoista, varhaiskasvatuksessa olevista lapsista, lasten huoltajista ja varhaiskasvatuksen henkilöstöstä. Varhaiskasvatuksen tietovarannosta säädetään varhaiskasvatuslaissa (540/2018). Tietovarantoon tallennettuja tietoja käytetään lakisääteisten viranomaistehtävien hoitamisessa, hallinnon toiminnan tehostamisessa, varhaiskasvatuksen kehittämisessä ja päätöksenteossa sekä varhaiskasvatuksen arvioinnissa, tilastoinnissa, seurannassa ja tutkimuksessa. Varhaiskasvatuksen tietovarannon ylläpidosta vastaa Opetushallitus.
Varhaiskasvatuslain mukaan kunnalla ja kuntayhtymällä on velvollisuus tallentaa lasten tiedot Vardaan 1.1.2019 lähtien sekä lapsen vanhempien tai muiden huoltajien (jäljempänä huoltajien) tiedot 1.9.2019 lähtien.
Käsiteltävät henkilötiedot
Varhaiskasvatuksen järjestäjänä toimiva kunta, kuntayhtymä tai yksityinen palveluntuottaja tallentaa varhaiskasvatuksessa olevasta lapsesta seuraavat tiedot Vardaan:
- nimi, henkilötunnus, oppijanumero, äidinkieli, kotikunta ja yhteystiedot
- toimipaikka, jossa lapsi on varhaiskasvatuksessa
- hakemuksen toimittamispäivämäärä
- päätöksen tai sopimuksen alkamis- ja päättymispäivämäärä
- varhaiskasvatusoikeuden tuntimääräinen laajuus ja sen käyttöön liittyvät tiedot
- tieto varhaiskasvatuksen järjestämisestä vuorohoitona
- varhaiskasvatuksen järjestämismuoto
Osa tiedoista on kerätty lapsen huoltajilta varhaiskasvatuspaikan hakemisen yhteydessä, osan tiedoista varhaiskasvatuksen järjestäjä tallentaa suoraan Vardaan.
Vardaan tallennetaan varhaiskasvatuksessa olevien lasten väestötietojärjestelmään merkityistä huoltajista seuraavat tiedot:
- nimi, henkilötunnus, oppijanumero, äidinkieli, kotikunta ja yhteystiedot
- varhaiskasvatuksen asiakasmaksun määrä ja palvelusetelin arvo
- varhaiskasvatuksen asiakasmaksuista annetun lain mukainen perheen koko
- maksupäätöksen alkamis- ja päättymispäivämäärä
Niiden lapsen perheeseen kuuluvien vanhempien tietoja, jotka eivät ole lapsen huoltajia, ei tallenneta Vardaan.
Oppijanumero on Opetushallituksen antama pysyvä tunnus, jota käytetään henkilön yksilöintiin Opetushallituksen palveluissa. Lapsen ja huoltajan oppijanumeron kautta kansalaisuutta, sukupuolta, äidinkieltä, kotikuntaa ja yhteystietoja koskevat ajantasaiset tiedot päivitetään Digi- ja väestötietovirastosta.
Äänekosken kaupunki siirtää varhaiskasvatuksessa olevaa lasta koskevat tiedot operatiivisesta varhaiskasvatuksen tietojärjestelmästä Vardaan järjestelmäintegraation avulla 29.3.2019 lähtien sekä huoltajia koskevat tiedot 4.12.2019 lähtien.
Rekisterinpitäjät
Rekisterinpitäjinä Vardassa toimivat Opetushallitus sekä kunnat, kuntayhtymät ja yksityiset palveluntuottajat. Opetushallituksen tietosuojavastaavana toimii Jyrki Tuohela, tietosuoja(at)oph.fi. Äänekosken kaupungin tietosuojavastaavana toimii Ilkka Tarvainen, etunimi.sukunimi(at)aanekoski.fi. Rekisterinpitäjänä toimiva kunta, kuntayhtymä tai yksityinen palveluntuottaja on vastuussa siitä, että tallentaa tiedot Vardaan ja tiedot ovat oikein ja ajantasaiset.
Tietojen luovuttaminen
Tietovarantoon ei lähtökohtaisesti sovelleta viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) tiedon luovuttamista tai tietoaineistojen tuottamista pyynnöstä koskevia säännöksiä. Vardaan tallennettuja tietoja voidaan luovuttaa viranomaisten lakisääteiseen toimintaan. Lasten tietoja luovutetaan Kansaneläkelaitokselle vuodesta 2020 lähtien ja Tilastokeskukselle vuodesta 2022 lähtien. Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa tieteellisiä tutkimuksia varten. Ajantasainen lista viranomaisista, joille luovutetaan Vardasta tietoja viranomaistehtävien hoitoon, löytyy sivulta https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190613234.
Vardan ylläpitoon ja kehittämiseen osallistuvat palveluntarjoajat (henkilötietojen käsittelijät) pääsevät tarkastelemaan Vardan sisältämiä henkilötietoja Opetushallituksen määrittämässä laajuudessa.
Henkilötietojen säilytysaika
Lasta ja hänen huoltajiaan koskevat tiedot säilytetään tietovarannossa, kunnes viisi vuotta on kulunut sen kalenterivuoden päättymisestä, jona lapsen oikeus varhaiskasvatukseen päättyi. Oppijanumero sekä ne yksilöivät tunnistetiedot, joiden perusteella oppijanumero on annettu, säilytetään pysyvästi.
Rekisteröidyn oikeudet
Lapsen huoltajalla on oikeus saada tietoa varhaiskasvatuksessa olevan lapsen ja omien henkilötietojensa käsittelystä sekä saada pääsy Vardaan tallennettuihin henkilötietoihin (Tietosuoja-asetus, 15 artikla), oikeus Vardaan merkittyjen tietojen oikaisemiseen (16 artikla) sekä henkilötietojen käsittelyn rajoittamiseen (18 artikla). Lisäksi Vardaan rekisteröidyn lapsen huoltajalla on oikeus tehdä kantelu tietosuojavaltuutetulle. Tarkemmat ohjeet oikeuksien toteuttamiseksi löytyvät tietosuojaselosteesta osoitteesta https://opintopolku.fi/konfo/fi/sivu/varda-palvelun-tietosuojaseloste .
Vardaan tallennettuja tietojasi tai lapsesi tietoja voit huoltajana katsella Vardan kansalaisnäkymässä, jonka löydät Opetushallituksen Oma Opintopolku -palvelusta osoitteesta https://opintopolku.fi/oma-opintopolku/. Tutustu palvelun käyttöohjeisiin. Mikäli sähköinen asiointi ei onnistu, Vardaan tallennettuja tietoja voi pyytää lomakkeella, johon löytyy linkki Vardan tietosuojaselosteelta.
Lisätiedot:
- Rekisteröityjen informointi: https://www.aanekoski.fi/kaupunki-ja-hallinto/tietosuoja/tietosuojaselosteet
- Varhaiskasvatuksen tietovaranto Varda Opetushallituksen verkkopalvelussa https://www.oph.fi/varda (suomi) ja https://www.oph.fi/sv/varda (ruotsi)
- Varhaiskasvatuksen tietovarannon tietosuojaseloste: https://opintopolku.fi/konfo/fi/sivu/varda-palvelun-tietosuojaseloste
- Oppijanumerorekisterin tietosuojaseloste: https://opintopolku.fi/konfo/fi/sivu/oppijanumerorekisterin-tietosuojaseloste
- Varhaiskasvatuslaki (540/2018): https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2018/20180540
Uutinen julkaistu 14.6.2021, muokattu 24.4.2023 klo 15:00
